Федеральная налоговая служба в рамках ответа на обращение по вопросу обложения страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц компенсаций, выплачиваемых работнику за использование в служебных целях транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, опубликовала письмо №БС-3-11/8304@ от 13 ноября 2018 года.

По тексту письма ведомство ссылается на п.3, ст.217 НК РФ, согласно которого не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Также согласно п.1, ст.422 НК РФ  не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Отмечается, что НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, в связи с чем необходимо руководствоваться положениями Трудового кодекса.

В соответствии со ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При этом ведомство в письме делает важную оговорку, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. Возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено. Транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, нормы п.3, ст.217 НК РФ и Трудового кодекса в данном случае не применимы и следовательно суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

В случае когда выплаты компенсаций расходов работников, связаны с использованием личного имущества, то такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров. В указанные договора могут быть включены условия эксплуатации транспортного средства, а также суммы возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях личного транспорта.

К документам, обосновывающим понесенные расходы, возможно отнести:

- акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ);

- путевые (маршрутные) листы;

- авансовые отчеты с приложением чеков с автозаправочных станций и другое.

В настоящее время, вопреки позиции ФНС изложенной в опубликованном письме, судебная практика не однозначна.

Связано это с тем, что нормами действующего законодательства не дано определение термину «личное имущество», соответственно работниками ФНС данное понятие трактуется как имущество, принадлежащее физическому лицу на праве собственности. По мнению работников контролирующих органов, транспортное средство, управляемое по доверенности, не может относится к таковому имуществу.

Данная трактовка законодательства, позволяет контролирующим органам в момент проведения проверок доначислять налоговые и иные платежи при выявлении случаев выплаты компенсаций за использование имущества, не принадлежащего на праве собственности работнику.

По мнению некоторых судов, транспортное средство, переданное по доверенности, следует воспринимать как имущество, находящееся во владении конкретного лица, на имя которого выдана доверенность. Соответственно транспортное средство, управляемое работником по доверенности, возможно отнести к личному имуществу работника поскольку оно находится в его непосредственном владении.