Часто возникает вопрос, а что и зачем нужно делать в программе Зарплата и Управление Персоналом, ред.3, чтобы получить оптимальный результат по корректности расчетов в части самой заработной платы, а также налогов и взносов с нее.
Итак, последовательность действий, которая поможет избежать ошибок в учете:
Рис.1
2. Ввести и рассчитать все документы отклонения. Для кадровика есть удобный журнал документов «Все отсутствия сотрудников». Это и Больничные листы, и Отпуск, и Командировки, и Отсутствия по невыясненной причине, и Отпуска за свой счет и прочие. Обращайте внимание на даты документов, а также период их регистрации, чтобы не получилось ситуации: документ от 20.02.2019, а Месяц в таком документе Апрель. Такое заполнение первичной информации повлечет за собой ошибки при расчете Налогов и Взносов, а, значит, и к неправильному автоматическому заполнению отчетности (рис.2).Рис.2
3. Уделите особое внимание документу Увольнение. До его оформления по данному сотруднику за текущий месяц должны быть внесены все документы, указанные ранее (если таковые имеются), у расчетчиков должны быть дозаполнены или внесены межрасчетные документы (такие как Разовые начисления, Премии, Доходы в натуральной форме, а также Работа в выходные или праздники или Сверхурочные, переработки и прочие). Предпоследним документом расчета должен стать Табель, заполненный в произвольном виде (дата окончания равна дате увольнения). И только после этого заполняется документ Увольнение (рис.3).Рис.3
4. В зависимости от способа расчета Аванса, используемого в организации, не забудьте выплатить за текущий месяц Аванс. Если способ расчета указан Фиксированной суммой либо Процентом от тарифа, то просто заполните Ведомость с видом выплаты Аванс. Если Расчетом за первую половину месяца, то сначала заполните документ Начисление за первую половину месяца (При необходимости в силу специфики учета в каждой конкретной организации заполняется Табель за первую половину месяца), а затем – документ Ведомость с видом выплаты Аванс.
5. Во вторую половину текущего месяца повторить пункты с первого по третий включительно. А также внести в конце месяца информацию про межрасчетным начислениям (Премии, Разовые начисления и т.д.) (рис.4).
Рис.4
6. Напомним, что предпоследним документом расчета должен быть Табель, который заполняется на последний день месяца (рис.5).Рис.5
7. Последний шаг расчета – документ Начисление зарплаты и взносов. Почему он должен быть последним? Ответ прост: именно в этом документе происходит не только расчет зарплаты и НДФЛ, но и расчет взносов по всем начислениям, которые были зарегистрированы в текущем месяце (рис.6).Рис.6
8. Проверка расчета взносов производится при помощи отчета Проверка расчета взносов (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Проверка расчета взносов).
Колонки ПФР (до превыш.) и ПФР (до превыш., расчетный) должны совпадать и числа в них должны быть черного цвета.
В первую колонку суммы попадают из вкладок документов Начисление зарплаты и взносов и Увольнение (программа допускает также там ручное редактирование).
Вторая колонка – расчет: колонка Облагаемая база умножается на процентные значения взносов, которые задаются в Учетной политике, в карточке Организации.
Если была допущена какая-либо ошибка в последовательности действий, то цвет этих чисел будет красным (рис.7). Для устранения ошибок достаточно вернуться в документ Начисление зарплаты и взносов, на вкладку Взносы и нажать на кнопку Пересчитать взносы. Провести документ и заново сформировать рассматриваемый выше отчет.
Рис.7
9. Суммы к уплате взносов за текущий месяц (после проверки) удобно брать из отчета Налоги и взносы (кратко) (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Налоги и взносы (кратко) (рис.8).Рис.8
10. Не забывайте оформлять документы выплаты – Ведомости с необходимыми видами выплаты. Такие документы должны заполняться по кнопке заполнить (ручная корректировка доступна, но не желательна) (рис.9).Рис.9
При соблюдении перечисленных выше шагов в Вашем учете зарплаты и взносов будет гораздо меньше ошибок. Не забывайте проверять себя после каждого окончательного расчета за месяц и помните: исправить ошибки гораздо легче по «горячим следам», чем вспоминать о них в конце каждого квартала при составлении отчётности.