1С: Кабинет сотрудника. Формирование соглашений о переходе на КЭДО

Начиная с релиза 3.1.123.65, в конфигурации “1С: Зарплата и управление персоналом” реализован важный функционал, необходимый в первую очередь для тех, кто начинает работу с кадровым документооборотом. Теперь вы можете прямо из программы сформировать и отправить пользователям Согласия на присоединение к кадровому ЭДО.

ВАЖНО. Для работы функционала требуется версия сервиса “Кабинет сотрудника” 5.0.3.66 и выше. Если у вас меньшая версия - обратитесь к нам для обновления. Информация о версии находится в правом верхнем меню, см. скриншот.

Согласие - это документ, который закрепляет перевод документооборота с сотрудником в электронный формат. Этот документ должен быть первым, стартовым при переходе компании на КЭДО. Кроме того, такой документ должны подписывать новые сотрудники компании. И если раньше разработка текстов и подписание таких согласий находились за рамками “Кабинета сотрудника”, то теперь эта опция реализована в самой программе. Это значительно упрощает работу и экономит время и силы специалиста по кадрам.

Как работает опция?

После обновления программы на релиз 3.1.123.65 необходимо зайти в настройки сервиса “1С:Кабинет сотрудника” и выбрать раздел “Настройки”.

У вас должна быть активной опция “Используется кадровый ЭДО”. Под ней теперь находятся шаблоны согласий (для бумажного и для электронного варианта), выбор способа получения согласий, кнопка формирования. Также здесь вы можете указать, что в дальнейшем согласия будут формироваться автоматически.

Настройка согласий

Чтобы определить, подходят ли вам типовые шаблоны документов, кликните на строчку Редактировать шаблон согласия (выберите нужный вариант - бумажный или УНЭП). Откроется форма редактирования шаблона.

Если раньше вы успешно редактировали аналогичные шаблоны, то при необходимости измените и этот шаблон. Будьте внимательны и обращайте внимание на слова в квадратных скобках (например,[ФИО] или [Организация]) - это параметры, вместо которых 1С будет подставлять реальные значения из информационной базы. 

Если же такой формат для вас незнаком, то лучше доверьте его редактирование специалистам или оставьте шаблон в исходном виде, если текст согласия вас устраивает.

Разобравшись с шаблоном, выберите тот вариант передачи сотрудникам согласия, который вам подходит - бумажный или УНЭП. В первом случае программа сформирует согласие в формате pdf, которое вы сможете распечатать и подписать вместе со сотрудником.Во втором случае для сотрудника будет сформировано сообщение, которое он получит через сервис “1С:Кабинет сотрудника” и сможет скачать, прочитать, а также подписать своей электронной подписью (УНЭП).

Обратите внимание, что вы можете изменить способ отправки согласия в любой момент. При этом способ будет действовать для всех новых согласий. Выбрать, кому из сотрудников отправить согласия в УНЭП, а кому - в бумажном виде, нельзя.

Кнопка “Сформировать согласия” запустит процесс формирования документов для всех сотрудников. По окончании процесса вы увидите подготовленные согласия в списке “Документы кадрового ЭДО”.

Сам документ включает данные о сотруднике, дату формирования, а также ссылку на pdf-файл согласия.

Пункт “Автоматическое формирование согласий” предназначен для тех случаев, когда вы планируете, чтобы при появлении новых сотрудников программа автоматически формировала документы согласия для них, согласно тем настройкам, которые вы сделали в этой форме.

Если вы не поставите флажок на этом пункте, то при появлении в вашей компании (и в базе) новых сотрудников вам будет нужно формировать для них согласия вручную - нажимая кнопку “Сформировать согласия”. В этом случае система сформирует согласия для тех, по кому в информационной базе они еще не создавались.

Как сотруднику подписать согласие

После того, как вы сформировали согласие, его нужно подписать. 

Если вы выбрали вариант доставки “Бумажный”, то распечатайте созданные документы, каждый в двух экземплярах, подпишите со своей стороны и отдайте на подпись сотрудникам.

Если же был выбран вариант “УНЭП”, то тогда документ автоматически уйдет сотруднику в его личный “Кабинет сотрудника”. Сотрудник получит уведомление об этом (если использует мобильное приложение), ознакомится с документом, скачает (при необходимости) и подпишет его своей подписью (УНЭП). Сервис пошагово поможет ему это сделать.

Вы сможете увидеть, подписал ли сотрудник согласие, прямо в ЗУП: документ получит статус “Подписано ЭП”, а в карточке документа будет указано время, в которое произошло подписание.

Увидеть, кто из сотрудников подписал согласие с помощью УНЭП, можно в списке “Документы кадрового ЭДО”

Также есть отдельный список, в котором выведены сформированные согласия и их состояние. Он находится в меню Кадры - Согласия на присоединение к КЭДО